In meinem letzten Blog habe ich über die Chancen durch die Umstellung auf UCC geschrieben. Für was steht aber UCC genau? Die beiden ersten Buchstaben UC stehen für Unified Communications oder auf Deutsch für "vereinheitlichte Kommunikation" oder anders erklärt für die Zusammenführung verschiedener Technologien. Wer also auf eine UC Lösung setzt, nutzt die komplette Leistungsfähigkeit der UC Software, um das gesamte Spektrum an Kommunikationsmitteln wie z.B. Voice, Text oder Video abzudecken. Zur UC Lösung gehören aber auch Collaboration Tools, weshalb eben von UCC Lösungen gesprochen wird. Collaboration bedeutet Zusammenarbeit. Diese Collaboration Tools sollen die UC Lösung ergänzen und die Arbeit in Teams und Unternehmen vereinfachen. Wie die wichtigsten Tools effizient eingesetzt werden können, erläutere ich dir gerne in diesem Blog.
Presence und Instant Messaging
Ein wichtiger Teil der Collaboration Tools ist die Presence Anzeige. Diese informiert die Benutzer über die Anwesenheit und Verfügbarkeit von Arbeitskollegen. In Verbindung mit dem integrierten Instant Messaging Service (Chat) bildet die Presence das Herzstück der Collaboration Tools. Es ermöglicht den Benutzern bei einfach zu beantwortenden Fragen jemanden nur kurz anzuchatten, anstatt gleich anzurufen. Die Presence hilft also dabei, jemanden nur anzuchatten, wenn die Person auch wirklich verfügbar und nicht gerade in einem Call oder einem Meeting ist. Dieser Vorgang funktioniert jedoch nur, solange die Presence in einem Unternehmen auch "gelebt" wird und die folgenden zwei Regeln eingehalten werden:
- Erstens muss die Presence auf den entsprechenden Status gesetzt werden, z.B. wenn jemand nicht gestört werden möchte und
- Zweitens sollen Arbeitskollegen den Presence Status respektieren, d.h. Kollegen beispielsweise im "Do not Disturb Status" nicht stören.
Die Presence kann aber nicht nur aktiv durch den Benutzer eingestellt werden, sondern passt sich selbstverständlich immer dem aktuellen Status an. Das heisst, sie zeigt an, ob jemand in einem Meeting, einem Call oder sonst anderweitig beschäftigt ist.
Video- und Document Sharing
Wenn eine Kommunikation über Instant Messaging gestartet wurde und beispielsweise festgestellt wird, dass es doch besser ist zu telefonieren, so kann direkt aus dem Chat ein Voice Call initiiert werden, ohne die Kommunikation zu unterbrechen. Und falls es im Laufe des Gesprächs immer noch Unklarheiten gibt, so kann dem Call ein Video hinzugefügt und/oder ein Dokument geteilt werden. Man hat die Möglichkeit, das Dokument entweder zusammen anzuschauen und von einem Teilnehmer des Calls bearbeiten zu lassen oder die Kontrolle dem anderen Gesprächsteilnehmer zu übergeben, so dass dieser das Dokument bearbeiten kann. Dies erlaubt mehreren Arbeitskollegen Fragen zu einem Dokument während des Gesprächs zu klären und dieses direkt zu bearbeiten. Gerade für dezentrale Teams kann dieses Document Sharing sehr hilfreich sein und Meetings inklusive Reisezeit um ein Vielfaches verringern, was wiederum Zeit und Kosten spart.
Desktop Sharing
Ein weiteres wichtiges und sehr nützliches Collaboration Tool ist die Möglichkeit des Desktop Sharings. Ich selber nutze dieses Feature beinahe täglich für verschiedene Zwecke. Habe ich beispielsweise ein Problem mit einer Applikation, so muss der IT Support nicht zwingend bei mir vorbeikommen, sondern kann sich das Problem zuerst einmal remote anschauen und entsprechend eingrenzen. Wie beim Document Sharing ist es auch in diesem Falle möglich, die Kontrolle über meinen Desktop dem IT Support Mitarbeiter zu übergeben, so dass er sich das Problem genauer anschauen kann.
Ein weiteres Einsatzgebiet des Desktop Sharings sind Online Demos. Ich arbeite im Verkauf, wodurch es mehrmals im Monat vorkommt, dass ich eine Demo unserer Vermittlerlösung talkbase für interessierte Kunden mache. Anstatt gleich beim Kunden vorbeizugehen, kann in einem ersten Schritt eine Online Demo durchgeführt werden. So kann abgeklärt werden, ob die Lösung die Anforderungen abdeckt. Ist dies der Fall, wird in einem zweiten Schritt ein Meeting beim Kunden geplant. Somit sparen beide Parteien Zeit und Kosten für eine Erstabklärung der Anforderungen.
Neue Collaboration Tools
Neben den oben erwähnten Collaboration Tools, gibt es auch solche, welche bis jetzt noch nicht gross verbreitet sind, in Zukunft jedoch immer mehr an Bedeutung gewinnen werden. Ein Beispiel dafür ist Microsoft Teams. Dies ist ein chat-basierter Workspace, welcher Personen, Kommunikation und Inhalte in einer Plattform zusammenbringt und in die Microsoft Office Suite integriert ist. Um alle Teammitglieder oder Projektmitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten, müssen diese dem entsprechenden Workspace zugewiesen werden. Weiter ist der direkte Zugriff auf Skype for Buisness, OneNote und Sharepoint innerhalb Microsoft Teams integriert, was die gleichzeitige Arbeit in verschiedenen Tools grösstenteils erübrigt. Kurz zusammengefasst können also alle Tasks, welche bisher auf verschiedene Tools verteilt waren (Office, Skype for Business, Sharepoint etc.) neu in einer einzigen Plattform ausgeführt werden.
Neben Microsoft Teams gibt es natürlich noch weitere neuartige Collaboration Tools. Dies sind beispielsweise die Collaboration Lösungen Slack oder Cisco Spark, welche ähnliche Funktionen anbieten wie Microsoft Teams. Sicherlich auch zu erwähnen sind hier der Microsoft Surface Hub oder das Cisco Spark Board. Das sind in Prinzip interaktive Whiteboards, welche wiederum in die UC Lösung der Hersteller integriert sind, sprich Teams können auf sämtliche Funktionen der UC Lösung zurückgreifen, während am interaktiven Whiteboard gearbeitet wird.
Wie schon in meinem letzten Blog erwähnt, bin ich überzeugt, dass sich die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten aktuell in einem grossen Wandel befindet. Zum einen sind da die UC-Lösungen, welche diesen neuen Weg unterstützen und zum anderen werden die Collaboration Tools die Veränderung der Arbeitsweise noch mehr beschleunigen.
Von einer herkömmlichen Telefonanlage auf eine UCC Lösung umzustellen, bedeutet also mit Sicherheit mehr, als nur Veränderungen an der Telefonie vorzunehmen. UCC Lösungen werden die Art und Weise, wie in Unternehmen kommuniziert und gearbeitet wird, grundlegend verändern. Die Kommunikationswege werden kürzer und jeder Mitarbeiter erhält durch den Einsatz von neuen Collaboration Tools mehr Flexibilität. Es ist also eine win-win Situation für die Unternehmen und deren Mitarbeiter.
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