Lassen Sie die Vermittlerplatzlösung den Ansturm von Telefonanrufen handhaben. So sind Ihre Empfangsmitarbeiter stressfreier und Ihre Kunden erhalten den Ihnen gebührenden höflichen ersten Kontakt. Schliesslich mag es Keiner, unfreundlich bedient zu werden. Und ein höfliches Hallo sollte doch das Mindeste sein, was ein Kontakt erwarten darf. Leider ist dies nicht immer der Fall.
Sie kennen es aus eigener Erfahrung: Rufen Sie bei einer Firma an, entscheidet oft die Stimme und Tonlage, ob Sie einen Anruf mit einem positiven Gefühl fortsetzen oder eher nicht. Dieser erste Kontakt wird oft entscheiden, ob ein mögliches Geschäft abgeschlossen wird oder gar nicht erst zustande kommt. Ihre Empfangsmitarbeiter sind die Stimme Ihres Unternehmens und in dem Moment die wichtigste Kontaktperson.
Klar, wir haben alle mal einen besseren und mal einen schlechteren Tag. Wenn aber dann zusätzlich noch die Vermittlerplatzlösung nicht funktioniert wie sie eigentlich sollte, sind bald auch gutgelaunte Empfangsmitarbeiter gestresst und geben dies unbewusst an die Kunden weiter. Eine schlechte Visitenkarte für Ihr Unternehmen.
Lassen Sie uns doch einige Szenarien genauer ansehen:
- Ein Anrufer möchte über den Empfang mit einem Firmenmitarbeiter verbunden werden. Der Empfangsmitarbeiter kann den Anruf aber nicht korrekt durchstellen, weil sich die Teilnehmernummer durch einen Abteilungswechsel geändert hat und nur ein veralteter Telefonbuchauszug vorliegt. So etwas darf heutzutage nicht mehr passieren.
- Ein anderer Anrufer wird erfolglos zu einem Firmenmitarbeiter verbunden, der sich in Urlaub befindet. Das heisst, der Anrufer wird entweder abgewiesen oder landet erneut beim Empfang. Hätte der Empfangsmitarbeiter die aktuelle Präsensanzeige verfügbar gehabt und somit gesehen, dass der Mitarbeiter in Urlaub ist, hätte dies dem Anrufer sofort mitgeteilt werden können.
- Es könnten sich auch plötzlich zehn Anrufer in der Warteschlange aufgereiht haben. Die Letzten legen wieder auf, da ihre Wartezeit zu lang ist. Wären die letzten Anrufer automatisch an weitere freie Empfangsmitarbeiter geschaltet worden, hätten die Anrufer nicht aufgelegt und wären wie gewünscht bedient worden.
- Ein Anrufer möchte jemanden sprechen, der nicht im Hause ist. Wie häufig erhält man da die Antwort: „Bitte rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal an.“ Die weitaus höflichere Variante wäre eine kurze Email vom Empfang an den Anzurufenden mit der Bitte um Rückruf. Eine kleine, aber wertvolle Dienstleistung an den Anrufer.
- Zuletzt könnte es noch den Firmenmitarbeiter geben, der immer Rücksprache mit dem Empfangsmitarbeiter wünscht, bevor dieser einen Anruf zu ihm durchstellt. Eine solche vorherige Rücksprache ist heutzutage aus technischer Sicht kein Problem mehr und erleichtert die interne Zusammenarbeit.
An diesen Beispielen aus dem täglichen Leben eines Empfangsmitarbeiters können wir sehen, dass kleine technische Neuerungen einer Vermittlungsplatzlösung grossen Nutzen mit sich bringen. Denn, wie bereits zu Beginn gesagt, ein gestresster Empfangsmitarbeiter ist ein äusserst schlechter erster Eindruck.
Dank Features wie Anrufsteuerung, sehr schnellen Suchfunktionen, Statusinformationen, Verzeichnissen, Statistiken und Reports sowie WebRTC kann mit einem kleinen Einsatz eine grosse Wirkung erzielt werden. Talkbase ist eine webbasierte Vermittlungsplatzlösung, welche die Arbeit Ihrer Empfangsmitarbeiter massiv erleichtert und Ihnen viele Möglichkeiten zur Unterstützung Ihres Telefonbetriebs bietet.
